Problemordrar
Problemordrar
En order flaggas som problemorder när en order blir försenad på grund av att vi inte har produkterna på lager när vi har förväntat oss att ha produkterna. Oftast är det på grund av en försenad produktleverans.
Gå till Admin --> Kundtjänst --> Problemordrar (https://www.tinybuddy.se/admin/problemordrar).
Detta betyder de olika kolumnerna
# = Ordernummer.
Skapad = Datum när kund lagt ordern och ordern har skapats.
Kund = Namn på kund, om ett litet svart kuvert syns efter kundnamnet betyder det att kunden fått minst ett förseningsmail redan.
Ursprunglig ETA = Skickasdatumet som kund fått när den lagt ordern.
Ny ETA = Ny ETA baserad på senast tillgänglig information (leveransbekräftelse, ny inköpsorder lagd eller problemartikelinfo).
Kommunicerad ETA (kETA) = Senaste datum som kund fått via förseningsmail.
Diff = Skillnad mellan ursprungligs skickasdatum och nytt datum.
Automail = Om automatiskt förseningsmail kommer skickas eller ej.
Antal mail = Hur många förseningsmail som skickats.
Kontrollerad = Datumet någon senast kikade på problemordern.
Total = Totala värdet av order med försenade produkters värde inom parentes.
Leverantör = Vilken leverantör vi köper produkten från.
Det finns tre sektioner i denna vy:
Hanteras manuellt
Har en order hamnat här behöver den kontrolleras närmare och maila kund (försening/struken produkt/byte av färg, etc.)
Öppna varje order i en egen tab.
Gå igenom ordern för att se vilken typ av åtgärd som behövs.
Om det är fråga om ny ETA som är rimlig, radera notering och spara ordern så kommer ett nytt förseningsmail med uppdaterad ETA skickas till kunden.
Om det behöver strykas en produkt (orimlig eller okänd ETA, produkt utgått):
Kontrollera om det finns annan variant av produkten, kontakta kund om ev. byte.
Om byte ej är möjligt, maila kund om att inleveransen är försenad från leverantör
Klarna/PayPal justeras automatiskt och kund får mail om ändringen.
Hanteras automatiskt:
Här hamnar alla problemordrar som automatiskt kommer mailas. Den enda gången man kollar dessa ordrar är på torsdagar för att se om det finns ordrar med produkter som kan strykas så att ordern kan skickas till kund så denne har order till på fredag.
10.3 Problemartiklar
Innan probleordergenomgången ska man förts kika på problemartiklar. Gå till Gå till Admin --> Kundtjänst --> Problemartiklar (https://www.tinybuddy.se/admin/problem_products)
Om en problemartikel har ETA som är långt fram i tiden bör kund kontaktas för att se hur dom vill göra med order.
Om det står stryk i noteringar på en artikel, stryk artikeln från ordern.
Om det står några instruktioner i kommentarsfältet, följ dom eller fråga vad dom menar om dom är otydliga.
10.4 Torsdagskollen!
Varje torsdag (eller dagen för dagen innan långhelg) ska ALLA problemordrar gås igenom för att säkerställa att det vi inte missat att följa upp med kunder som väntar på sin order. Torsdagskollen måste vara klar till 14:00, gärna tidigare. Torsdagskollen innebär att man även kollar alla ordrar som finns på "Hanteras automatiskt"-listan, då gör du så här:
Öppna varje order i en egen tab.
Om ordern saknar produkter som rimligen kan strykas och som inte utgör mer än 20% av ordervärdet:
Ändra antal på den försenade produkten/produkterna till 0.
Klicka på "Skapa ticket".
Du kommer nu se mailet som skickas till kund, rabattkod genereras automatiskt.
Klicka på "Ändra rader".
Klarna/PayPal justeras automatiskt och kund får mail om ändringen.
Problemordrar som kanske kan strykas:
Ordrar som hamnar här har produkter som är försenade och har ett lågt värde ska också gås igenom på torsdagar.
Öppna varje order i en egen tab.
Om produkterna inte är uppenbart viktiga för ordern så:
Ändra antal på den försenade produkten/produkterna till 0.
Klicka på "Skapa ticket".
Du kommer nu se mailet som skickas till kund, rabattkod genereras automatiskt.
Klicka på "Ändra rader".
Klarna/PayPal justeras automatiskt och kund får mail om ändringen.
10.5 Att tänka på när du går igenom problemordrar
Oavsett om det är dagens problemordrar eller Torsdagskollen så är det bra att tänka på följande:
Kolla värdet på ordern och värdet på den försenade produkten, är det exempelvis ett vaxat snöre för några tior som håller tillbaka en order på 5 000 Kr så stryker vi det vaxade snöret och skickar ett "struken produkt"-mail till kunden så att vi får iväg ordern och kunden inte avbeställer pga försening.
OBS! Vi skickar som rutin en värdekod till kund vid struken vara. Om vi undviker försening genom att stryka en produkt eller om förseningen bara blir någon dag så kan vi skicka en kod som bara ger fri frakt och inte 10% rabatt OCH fri frakt. Tanken är att dom ska känna att dom kan beställa om den billiga produkten eller en liknande utan att behöva betala frakt.
Om produkten som är slut finns på lager i en annan färg (och inte är en billig produkt), kontakta kund och föreslå byte.